Quel est votre plan lorsque les choses tournent mal ?

 Benjamin Franklin a prononcé cette phrase célèbre : « En échouant à se préparer, on se prépare à échouer ». C’est tout à fait vrai lorsqu’il s’agit de la planification de mesures d’urgence. La question que les gens posent souvent après un événement catastrophique ou une urgence est « Après ça ? ». Il n’y a pas de réponse simple à cette simple question, mais un plan de continuité des activités peut aider les organisations à progresser efficacement après la survenue d’une urgence. Dans cet article, je vais répondre aux questions courantes concernant ce qu’est un plan de continuité des activités, comment en créer un et comment en tirer le meilleur parti.

Qu’est-ce qu’un plan de continuité des activités ?

Un plan de continuité des activités (PCA) est un document qui décrit la façon dont une organisation pourra continuer à fonctionner pendant une perturbation imprévue. Du fait que les solutions sont prédéfinies, un PCA peut aider les organisations à répondre à une multitude de besoins urgents en cas de perturbation, tels que les communications, l’accès aux systèmes ou même le lieu où travailler. Le PCA fournit des stratégies détaillées aux personnes jouant un rôle clé pour leur permettre de maintenir les opérations pendant des perturbations à court et à long terme.

Quand l’église ou l’école locale doit-elle élaborer un PCA ? La réponse est dès maintenant, ou le plus rapidement possible.

Pourquoi est-ce si important ? Avez-vous déjà pensé à ce qui se passerait si votre église ou votre école locale devait faire face à une situation d’urgence ?

Une situation d’urgence peut consister en un événement naturel, tel qu’un incendie, une inondation ou une tornade, mais elle peut également survenir en fonction d’autres scénarios, tels une panne de courant, une alerte à la bombe ou des troubles de l’ordre public. Quelle que soit la situation, vous devez examiner les menaces et concevoir un PCA pour garantir que les opérations puissent se poursuivre même lorsqu’une menace devient une réalité. Votre plan de continuité des activités est destiné à décrire l’impact potentiel des situations d’urgence, à créer des directives pour y répondre et à aider votre organisation à se rétablir rapidement. De bons plans d’intervention permettent de s’assurer que les mesures appropriées sont bien prises et qu’elles peuvent permettre de minimiser les effets de tout sinistre. L’objectif principal d’un PCA est de protéger le personnel et les biens, à la fois pendant et après une urgence.

Des stratégies efficaces de continuité des activités aideront à assurer un retour rapide aux opérations par le personnel et les bénévoles. Elles permettront également d’améliorer la capacité de l’organisation à accomplir sa mission.

Rédaction de votre plan de continuité des activités

Les plans de continuité des activités varieront considérablement en fonction de la taille de l’organisation, du type d’opération et des circonstances spécifiques de l’entité. Les églises et les écoles doivent dès maintenant faire cet effort pour avoir les meilleures chances de survivre après un événement inattendu. Les plans doivent être clairs et concis, mais ils doivent cependant contenir suffisamment d’informations pour permettre à l’équipe de réagir efficacement face à l’événement.

Lors de la rédaction d’un PCA, plusieurs facteurs doivent être intégrés :

LA PORTÉE : la portée maximale de l’événement que le plan est censé couvrir. Par exemple, un plan pourrait spécifier : « Ce plan est conçu pour permettre un rétablissement des activités menées dans le bâtiment X ». Cependant, si vous devez répondre à la perte totale de l’ensemble des bâtiments du site, un PCA opérationnel conçu pour rétablir les activités d’un seul bâtiment spécifique ne conviendrait pas.

LA REMONTÉE : à qui doit-on faire remonter l’événement, s’il y a lieu ? Si l’événement sort du cadre du plan, il doit être signalé à l’équipe de continuité des activités du site.

LES PROCÉDURES : détails des actions à entreprendre et des décisions à prendre.

LES INFORMATIONS : les renseignements nécessaires (sans rendre le plan trop volumineux) pour prendre des décisions et entreprendre les actions nécessaires.

LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS : les rôles et responsabilités de ceux qui utilisent le plan.

5 étapes pour élaborer un plan de continuité des activités

1^re étape : Former l’équipe de gestion de la continuité des activités.
L’équipe de continuité des activités de votre église ou de votre école a pour but de mettre en œuvre et d’exécuter le plan. Les personnes que vous décidez d’inclure dans cette équipe dépendent de la taille de votre site et de la façon dont vous avez l’intention de mener à bien le programme. Ces personnes prépareront des normes, formeront d’autres personnes et identifieront des procédés visant à obtenir les meilleures réponses pour chaque type d’urgence.

2^e étape : Réaliser une analyse d’impact sur les activités.
Il vous faut comprendre les risques opérationnels, financiers et physiques de votre site en cas de perturbation. Une fois que vous aurez établi votre liste de risques possibles, réfléchissez ensemble sur la façon dont ces risques pourraient affecter les opérations et sur ce qui pourra être fait pour atténuer ces risques en cas d’urgence ou de perturbations.

 3^e étape : Identifier les lacunes en matière de ressources.
Identifiez les écarts entre les ressources dont vous disposez et celles dont vous avez encore besoin. Prenez en considération les outils de sécurité en cas d’urgence, les moyens de communication et même les ressources nécessaires pour un abri sur place.

4^e étape : Mettre en œuvre des stratégies de rétablissement.
Le fait d’identifier et d’analyser vos risques est une chose très importante, mais savoir comment réagir et disposer d’un plan de rétablissement des activités est impératif. Une fois que vous aurez établi votre plan, il est essentiel de le mettre en œuvre et de former sur place tout le monde sur ce qu’il faut faire en cas de telle ou telle urgence. Au cours de cette étape, vous devrez également vérifier et actualiser les plans des étages, les numéros de téléphone individuels et les registres des biens et les enregistrements de données.

5^e étape : Pratiquez et améliorez le plan.
En tant qu’étape ultime et permanente, il est toujours utile de tester votre plan de continuité des activités pour vous assurer qu’il est efficace et pour faire des recommandations d’amélioration. De cette façon, vous pouvez vous assurer que votre plan est actualisé et prêt à gérer les changements inattendus.

Le quand, où, qui, quoi et comment d’un PCA

QUAND ? Quand doit-on activer le plan et dans quelles circonstances doit-on le faire (gravité de l’événement) ? Le plan devra par exemple être activé si le bâtiment devient inhabitable pour une durée déterminée. Cette « période d’attente » variera en fonction du type d’activité et de sa complexité, comme indiqué dans le PCA. Pour une église, il peut s’agir d’un incendie, du déclenchement d’une pandémie, d’une catastrophe économique nationale ou de tout événement qui entraverait la capacité de l’église à se réunir et à poursuivre les activités de ses ministères.

OÙ ? On ne peut plus accéder à l’église ou à l’école ? Si oui, où se trouve votre site de rétablissement d’après sinistre ? L’église locale louerait-elle par exemple un autre bâtiment après un événement ? La direction de l’église a-t-elle recherché des emplacements potentiels pour accueillir la congrégation ? L’église se réunirait-elle virtuellement en utilisant une plateforme en ligne ? Et les écoles ? Votre école serait-elle en mesure de déménager rapidement sur un autre site et d’accueillir tous les enseignants et élèves ? Si l’école compte plus de 100 élèves, il se peut qu’il n’y ait pas assez d’immeubles locatifs dans cette zone pour accueillir tout le monde. Une recherche proactive et une planification appropriée deviennent donc une partie importante de l’élaboration du PCA de votre école ou de votre église.

QUI ? — Qui doit être contacté ? Les médias, le personnel, les clients, les fournisseurs ? Y a-t-il des personnes qui requièrent une attention particulière dans le plan, telles que des artisans, des fournisseurs de services sur place de garde d’enfants ou des conseillers pour le personnel ? Si par exemple une église locale maintient un ministère de banque alimentaire et que l’église reçoit chaque semaine des livraisons par camion, il faudra intégrer la société de transport dans le PCA, afin de s’assurer qu’elle soit informée du nouveau site de livraison ou du changement opérationnel. De même, si une école a loué des salles pour des conseillers du personnel ou si des artisans rénovent les toilettes, une notification doit être envoyée à toutes ces parties concernées.

QUOI ? Quels sont les équipements et communications qui seront nécessaires ? Les équipements et technologies jouent un rôle important dans les ministères de l’Église et dans les écoles. Lorsque vous envisagez la survenue possible d’événements et de circonstances, il est important de planifier et de déterminer quels seront les équipements nécessaires pour permettre que les communications restent efficaces et efficientes.

COMMENT ? Comment l’équipe contactera-t-elle le personnel, assurera-t-elle la liaison avec les services d’urgence, contactera-t-elle les médias et mènera-t-elle des activités de rétablissement d’activités ? Par exemple, en cas de scandale d’abus sexuel à l’église ou à l’école, qui sera chargé de gérer la communication et de superviser tout contenu médiatique ? Il est fortement recommandé que les églises et les écoles locales travaillent en étroite collaboration avec l’administration et le conseiller juridique de leur fédération, pour ce qui traite étroitement du plan de communication de crise de la fédération.

Exercices de simulation du plan

Une fois le PCA terminé et prêt à être mis en œuvre, il est important d’effectuer un exercice de simulation et de pratiquer le plan. Voici les étapes à suivre pour exécuter l’exercice de PCA :

1. Fixez-vous des objectifs en fonction des événements potentiels. Rencontrez les dirigeants de votre église ou le conseil d’administration de votre école et débattez avec eux des événements potentiels qui peuvent avoir un impact sur le fonctionnement quotidien ou hebdomadaire de leur entité. Convenez avec eux de la portée, des buts, des objectifs et des résultats attendus.
2. Définissez votre équipe. Définissez l’équipe de planification et les personnes clés qui mettront en œuvre le plan.
3. Concevez l’exercice. Planifiez et concevez l’exercice, notamment en établissant un budget et, s’il y a lieu, en réalisant une évaluation des risques pour identifier les répercussions possibles sur les opérations réelles.
4. Faites l’exercice. Suivez les étapes nécessaires à la réalisation de l’exercice. C’est comme si vous pratiquez un exercice de simulation d’incendie dans votre église ou votre école, mais, dans le cas présent, vous devrez également pratiquer la partie continuité des activités après un incendie.
5. Débriefing. Évaluez et rapportez les résultats, ce qui comprendra un débriefing avec les participants, immédiatement après l’exercice.
6. Faire le suivi. Traitez tous les problèmes qui auront été soulevés par l’exercice.

Le mot de la fin

La préparation et la planification sont deux éléments clés de toute stratégie réussie de gestion des risques. En tant que dirigeants de votre église ou de votre école, vous avez une occasion donnée par Dieu de prendre soin des personnes et des biens qui vous sont confiés. Adventist Risk Management se réjouit de travailler avec vos fédérations, églises locales et écoles pour aider votre organisation à développer un plan de continuité des activités (PCA).


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