Budgétisation de l’entretien

Chaque année, les conseils d’administration des églises et des écoles approuvent un budget pour l’année à venir. L’entretien des biens immobiliers est un domaine trop souvent laissé de côté lors de la planification financière. Lors de la préparation d’un budget destiné à l’entretien des biens immobiliers, il est recommandé de mettre en place un processus qui vous permettra d’atteindre vos objectifs budgétaires. Voici quatre étapes que vous pouvez utiliser pour vous guider dans la budgétisation de l’entretien des installations de votre église :

1. Planifiez un entretien régulier.
2. Analysez minutieusement le cycle de vie des équipements coûteux, tels que les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation, les orgues, les équipements audiovisuels, etc.
3. Réunissez-vous avec l’agent de sécurité et discutez des besoins en dépenses courantes, lesquelles comprennent la prolongation de la durée de vie du bâtiment, du matériel informatique, du matériel de bureau, y compris le mobilier et les aménagements. Des rénovations ou des agrandissements importants sont-ils prévus ?
4. Constituez un fonds d’urgence pour faire face aux dépenses imprévues qui surviendront au cours de l’année. Commencez au minimum par financer la franchise de votre police d’assurance, car les sinistres peuvent se produire soudainement et de manière inattendue. Il pourra être difficile de trouver des fonds pour payer la franchise de l’assurance si celle-ci n’a pas été incluse dans le budget annuel.

Quatre éléments sont à prendre en compte au moment de planifier le budget alloué à l’entretien des bâtiments. Ne pas oublier qu’une fois qu’un conseil d’administration a voté et approuvé un budget, tout changement proposé requiert un vote du conseil de l’église en vue de modifier le budget déjà existant :

1. Fonctionnement : cela inclut, sans s’y limiter, les dépenses quotidiennes liées à l’entretien général, au nettoyage et au personnel de maintenance.  Au moment de dresser un budget, la précision est de règle. Effectuez les calculs relatifs au fonctionnement annuel de votre église, ceux-ci dépendant de votre situation géographique dans le pays. Servez-vous de ces chiffres dans votre planification.
2. Entretien différé : il s’agit du report d’un entretien. En règle générale, lorsque le budget général d’entretien n’a pas été correctement financé, le besoin de remédier aux retards d’entretien augmente en conséquence. L’entretien différée peut constituer un vrai fardeau pour l’église, car le coût de réparation sera généralement plus élevé que celui des frais d’entretien généraux initiaux. Il est important de noter que les dommages résultant d’un manque d’entretien ne sont pas couverts par l’assurance.
3. Capital de réserve : il est conseillé de s’appuyer sur le coût réel du cycle de vie des biens et équipements. L’agent de sécurité, en coordination avec le trésorier, doit établir une liste de tous les biens de l’église qui ont un cycle de vie et procéder à une évaluation des coûts ligne par ligne. Une fois ces valeurs déterminées, il est beaucoup plus facile d’établir un budget pour ces biens.
4. Projets d’équipement : ces types de projets comprennent, sans s’y limiter, l’agrandissement d’une pièce, une rénovation majeure, un nouveau bâtiment de l’église, un centre communautaire, etc. Lorsque vous établissez un budget pour un grand projet d’équipement, il est essentiel de travailler avec votre conférence.

Les responsables des églises doivent faire preuve d’une bonne gestion des biens qui leur ont été confiés. L’établissement d’un budget pour les travaux et les besoins à court et à long terme est un élément important de toute bonne pratique de gestion. Il est essentiel que le conseil d’administration adopte une approche proactive et mette en place des processus, des pratiques et des règles à suivre. Parmi les politiques simples à prendre, qui génèrent un impact significatif, mentionnons le fait de ne pas négliger les opérations d’entretien régulier.

Les quatre domaines du budget ¾ : fonctionnement, entretien différé, capital de réserve et projets d’équipement ¾ doivent avoir leur propre ligne sur le bilan financier et être entièrement financés. Adoptez pour politique de ne jamais utiliser ces fonds pour faire autre chose. Enfin, prévoyez un budget pour les sinistres imprévus en finançant la franchise de l’assurance des biens.

Les fonds limités de votre ministère font l’objet de nombreuses demandes. Lorsque vous allouez ces fonds, n’oubliez pas qu’il est essentiel pour les personnes que nous servons de mettre à disposition des bâtiments sûrs et austèrement plaisants et de les entretenir correctement.
 

Ressources supplémentaires:

http://fsikc.com/budget-building-maintenance-5-steps/
https://www.libertymutual.com/masterthis/big-ticket-repair-budgeting
https://www.northwesternmutual.com/life-and-money/the-homeowners-guide-to-budgeting-for-home-maintenance-and-repairs/