Le langage est un puissant instrument. Cependant, une mauvaise utilisation et une mauvaise interprétation du langage peuvent engendrer la confusion et nuire aux relations, tant au niveau de l’expéditeur que du destinataire.
Une grande partie de notre langage actuel se fait à travers d’échanges électroniques, sous forme de SMS, de publications sur les réseaux sociaux et de courriels. Tous ceux qui communiquent par voie électronique (les enfants, les adolescents et les adultes) sont susceptibles de mal utiliser et de mal interpréter le langage communiqué par ce moyen. Cela nous montre l’importance qu’il y a d’être vigilant et attentif au bon usage des mots dans les communications électroniques.3 façons de minimiser les problèmes de mauvaise utilisation et interprétation lors d’échanges électroniques
1. Corriger et reformuler
On apprend toujours aux enfants à réfléchir avant de parler. On doit appliquer le même principe lorsque l’on communique par voie électronique. Ce que nous écrivons et envoyons ne peut être « désenvoyé ». Pour cette raison, nous devons d’abord rédiger notre message, le lire à voix haute et le revoir en apportant les corrections nécessaires avant de l’envoyer. Suivre ces étapes augmentera la probabilité que le message de l’expéditeur soit reçu conformément à l’intention souhaitée.Une mauvaise interprétation peut aussi être provoquée par une mauvaise ponctuation des phrases écrites, laquelle rendra difficile la compréhension du sens de celles-ci. Même après correction, les destinataires peuvent mal comprendre ou interpréter les messages. Avant de faire de mauvaises hypothèses, demandez des éclaircissements. Une fois que vous les aurez demandés, ceci permettra à l’expéditeur de se rendre compte que quelque chose n’est pas clair et cela lui offrira la possibilité de clarifier son message en le reformulant.
2. Consulter le parent ou le tuteur en premier
Les éducateurs, les pasteurs et tous les autres responsables doivent éviter toute communication privée avec des mineurs, particulièrement en l’absence d’autorisation préalable de leurs parents ou tuteurs. Si possible, incluez un tiers. Le fait de maintenir les parents et tuteurs en tant que premiers intéressés des communications avec l’enfant démontre votre ouverture plutôt que votre souhait de confidentialité entre ce dernier et vous. Plus important encore, les parents seront au courant de votre rôle et de vos interactions avec leur enfant. Le fait d’inclure un tiers permet d’obtenir un autre point de vue lors des corrections, et peut aider à clarifier tout malentendu, à limiter d’éventuelles allégations accusatrices et ce tiers pourra servir de témoin.3. Les clauses de non-responsabilité dans les courriels peuvent servir de bouée de sauvetage
Avez-vous déjà remarqué ce court paragraphe sous une signature électronique ? Ce paragraphe est communément appelé clause de non-responsabilité ou avis de confidentialité. Le dictionnaire Merriam-Webster définit une clause de non-responsabilité comme « un refus ou désaveu d’une réclamation juridique ; l’abandon ou le refus formel d’accepter un intérêt ou une succession ; un écrit qui traduit une répudiation juridique. » En substance, une clause de non-responsabilité dans la signature électronique établit un accord entre l’expéditeur et son destinataire. La clause de non-responsabilité peut imposer aux personnes une obligation de confidentialité, et impliquer que l’expéditeur et son destinataire, qu’il s’agisse du destinataire voulu ou d’un destinataire accidentel, ne doivent pas divulguer le contenu du courriel pour quelque raison que ce soit.On peut comparer une clause de non-responsabilité à un contrat. Le courriel doit être uniquement destiné aux yeux du destinataire. Si un destinataire reçoit et lit accidentellement le contenu du courriel, il doit en informer l’expéditeur et préserver le niveau de confidentialité nécessaire. Les dirigeants de l’Église doivent intégrer des clauses de non-responsabilité dans la signature de leur courriel, à titre de mesure préventive, afin de préserver la confidentialité des courriels, ce qui contribuera à la qualité de leur autorité et communications avec les autres.
Alors que vous devrez collaborer avec votre conférence et un juriste local afin de définir la clause de non-responsabilité à utiliser dans les courriels de votre organisation, voici un exemple de ce à quoi elle pourrait ressembler :
AVIS DE CONFIDENTIALITÉ : ce message électronique est uniquement destiné à la personne ou à l’entité à laquelle il est adressé ; il est confidentiel. Toute lecture, utilisation ou divulgation non autorisée est interdite. Si vous recevez ceci par erreur, nous vous prions de contacter l’expéditeur et de supprimer toutes les copies du courriel ainsi que toutes les pièces jointes.
Gestion de l’utilisation des appareils dans les fonctions d’un ministère
Les appareils de communication électroniques peuvent à la fois constituer une aide et un risque dans le cadre des fonctions d’un ministère. Par exemple, l’utilisation d’un ordinateur portable durant les réunions de la direction peut être très utile pour noter les décisions importantes qui sont prises lors de ces réunions. Cependant, l’utilisation de ce même ordinateur portable peut devenir un risque si les capacités d’enregistrement vidéo ou audio sont utilisées, puis envoyées hors contexte à une personne qui n’était peut-être pas présente à la réunion. Dans de nombreuses juridictions, le fait d’enregistrer des participants à leur insu et sans leur consentement est contraire à la loi.Encadrer l’utilisation de ces types d’appareils est fondamental, et les directives définies par votre conférence à ce sujet pourront être générales ou varier en fonction de chaque ministère. Afin d’élaborer ces directives, réunissez-vous avec les responsables de votre ministère pour établir les règles d’utilisation de ces appareils dans le cadre des fonctions de votre ministère.
Prenons un exemple : un directeur de la communication de l’église utilise son appareil mobile personnel pour gérer les pages des réseaux sociaux de l’église. L’église doit-elle définir un cadre quant aux appareils à utiliser, aux exigences de sécurité et pratiques à mettre en place concernant de tels usages ? Supposons que l’appareil du directeur de la communication soit volé. Ses mécanismes de sécurité sont limités, et il est facile d’accéder à son contenu. Les comptes accessibles sur cet appareil sont maintenant exposés à la vue de quiconque. Le voleur peut collecter des données protégées, publier des informations sur les réseaux sociaux de l’église et réussir à détourner le message et la marque de l’église. L’église peut raisonnablement espérer que les utilisateurs disposent de protections sur la manière dont ces outils sont contrôlés et utilisés.
