Il y a quelques mois, j’étais bénévole en service communautaire pour une excursion d’une école. Au cours de la semaine précédant l’événement, j’avais contacté les coordonnateurs pour en savoir plus, afin de bien me préparer pour cette excursion. Chaque fois que j’ai demandé plus de détails, je n’ai reçu que de vagues réponses. Dès lors, le jour de l’excursion, j’ai espéré et prié pour que tout aille bien, tandis que je me rendais au point de rencontre.
À mon arrivée, j’ai réalisé que je n’étais pas le seul à douter de ce qu’il fallait faire. Les adolescents et d’autres bénévoles de l’encadrement se posaient également des questions sur le transport, la durée de l’activité, la liste des participants et les autorisations parentales pour les adolescents. Heureusement, l’excursion s’est passée sans aucun incident. Mais un accident aurait pu arriver. Voici plusieurs points à prendre en compte pour éviter une crise lors d’un événement en service communautaire.
Si vous faites partie de l’organisation de bénévoles :
1. RecherchesFaites des recherches pour pouvoir répondre à des questions fondamentales. Combien de temps estimez-vous que durera l’événement ? Avez-vous un contact ou une personne-ressource sur les lieux qui aidera à coordonner les détails ? Quels risques implique cet événement ? Quelle est la taille de votre groupe ? Combien faut-il de coordonnateurs ou de bénévoles ?
2. Orientation et préparation à l’événement
Créez un programme de la journée et les tâches que les bénévoles auront à réaliser, selon leur niveau de compétences. Cette attribution des tâches permettra d’éviter les blessures, aussi bien chez le bénévole que chez le bénéficiaire du service. Si une formation s’avère nécessaire, assurez-vous que cela soit également fait pendant cette préparation.
3. Création d’un plan d’urgence
Y a-t-il une urgence médicale ? Manque-t-il un participant ? Une situation négative est-elle survenue en allant ou en revenant du lieu de service ? Est-il arrivé quelque chose de négatif sur le lieu de service ? Tout participant à l’événement doit bien comprendre le plan d’urgence et savoir quelle personne contacter en cas de crise, de quel type que ce soit. Décidez des mesures à prendre pour chaque type de crise et informez toutes les personnes impliquées.
Par ailleurs, prenez des mesures proactives afin d’éviter d’être civilement responsable. Protégez financièrement vos bénévoles en cas de blessures survenues lors de l’événement. Parlez-en à votre chargé de compte d’Adventist Risk Management, Inc. (ARM), pour obtenir de plus amples informations sur l’assurance des travailleurs bénévoles.
Si vous faites partie de l’organisation recevant les bénévoles :
1. Contactez l’organisation de bénévolesPrenez un instant pour appeler ou rencontrer les organisateurs qui prêteront le service. Consultez votre agenda pour le jour de leur arrivée. Informez-les de toute formation, préparation ou orientation nécessaire avant leur venue dans vos installations. Y a-t-il un endroit particulier où les bénévoles devront s’installer ? Y a-t-il des zones « interdites » ? Discutez des détails, aussi minimes soient-ils. Expliquez votre plan d’urgence en cas de crise et assurez-vous de connaître aussi le plan d’urgence de leur organisation.
2. Consultez le chargé de comptes de votre conférence ou d’ARM
Discutez des détails de l’événement du service à la communauté avec le chargé de comptes de votre conférence ou d’ARM et expliquez-lui les activités qui seront réalisées. Ces personnes peuvent vous aider à déterminer ce que vous devez faire en tant qu’organisation pour assurer la sécurité et la protection de vos membres si un bénévole venait à provoquer une blessure ou une crise.
3. Évaluez l’événement une fois qu’il sera passé
Évaluez l’événement avec l’organisation de bénévoles et avec les responsables de votre organisation. Comment s’est-il passé ? Y a-t-il eu des urgences ou des blessures ? Des équipements ou des biens ont-ils été détruits ou endommagés ? Si nécessaire, contactez le service des demandes de règlement d’ARM dès que vous vous rendez compte d’un fait justifiant une telle demande. Plus vous soumettrez votre demande rapidement, plus le processus se déroulera de façon harmonieuse.
Suivez ces étapes pour aider votre église, ou le service communautaire lors des excursions d’une école, à réaliser un événement fiable et réussi, et à assurer la protection de tous les acteurs impliqués. Pour de plus amples informations sur les pratiques de sécurité, veuillez visiter la page sur la sécurité dans les écoles d’ARM ou la page sur la sécurité dans les églises d’ARM.
