Hace algunos meses acepté ir como voluntaria a una excursión del servicio comunitario de la escuela. La semana anterior al evento, me comuniqué con los coordinadores para pedir detalles y prepararme adecuadamente para la excursión. Sólo recibí respuestas vagas cada vez que pedí detalles. Así que el día de la excursión, recé para que nada malo sucediera mientras me dirigía al punto de encuentro.
Cuando llegué me di cuenta de que no era la única que estaba insegura sobre los detalles. Los adolescentes y otros acompañantes voluntarios que participaban también tenían preguntas sobre el transporte, la duración de la actividad, la lista de participantes y las notas de autorización para los adolescentes. Gracias a Dios, la excursión comenzó y finalizó sin que se produjeran incidentes. Sin embargo, podría haber habido accidentes. Los siguientes son varios elementos que deberían tenerse en cuenta para evitar una crisis en un evento de servicio comunitario.
Si usted es la organización voluntaria:
1. Investigación
Investigue para responder a las preguntas fundamentales. ¿Cuánto tiempo espera que dure el evento? ¿Tiene una persona de contacto o coordinador en el lugar que lo ayude a coordinar los detalles? ¿Qué riesgos existen? ¿Qué tamaño tiene el grupo? ¿Cuántos coordinadores o voluntarios se necesitan?
2. Orientación y capacitación previas al evento
Elabore un resumen de los sucesos del día y de las tareas que deben realizar los voluntarios participantes de acuerdo con su nivel de habilidades. Este resumen preliminar ayudará a evitar lesiones tanto al voluntario como a la persona que recibe el servicio. Si se necesita capacitación, también dedique el tiempo necesario para realizarla.
3. Un plan de emergencia previsto
¿Hay una emergencia médica? ¿Falta un participante? ¿Ocurrió una situación negativa camino al sitio de servicio o de regreso? ¿Ocurrió algo negativo en el sitio de servicio? Todas las personas que participan en el evento deberían entender claramente el plan de emergencia y saber con quién deben comunicarse ante una crisis. Decida qué medidas tomar ante cualquier crisis e informe a todos los involucrados.
Además, tome medidas proactivas para evitar responsabilidades. Proteja financieramente a sus voluntarios ante la posibilidad de que ocurra una lesión durante el evento. Hable con su ejecutivo de cuenta de Adventist Risk Management, Inc. (ARM) para averiguar más sobre el seguro de trabajo voluntario.
Si usted es la organización anfitriona de los voluntarios:
1. Comuníquese con la organización voluntaria
Planifique un horario para llamar a los líderes de la organización que brindará los servicios o para reunirse con ellos. Revise el cronograma del día en que vendrán a su sede. Infórmeles sobre cualquier capacitación, preparación u orientación especial necesaria antes de llegar a su sede. ¿Hay algún área especial en la que los voluntarios deben permanecer? ¿Hay alguna zona donde se prohíbe la entrada («Prohibida la entrada»)? Revise todos los detalles, por pequeños que sean. Explique su plan de emergencia ante una crisis, y asegúrese de conocer también el plan de emergencia de la organización.
2. Consulte con su Conferencia o su ejecutivo de cuenta de ARM
Converse sobre los detalles del evento de servicio comunitario con su Conferencia o con su ejecutivo de cuenta de ARM y explique las actividades que se realizarán. Estas personas pueden ayudarlo a decidir qué debe hacer como organización para garantizar la seguridad y protección de sus miembros en caso de que un voluntario cause una lesión o una crisis.
3. Evalúe el evento una vez finalizado
Evalúe el evento con la organización voluntaria y con los líderes de su organización. ¿Cómo fue todo? ¿Hubo alguna emergencia o lesión? ¿Hubo algún equipo o artículo roto o dañado? Si es necesario, comuníquese con el departamento de reclamaciones de ARM apenas esté al tanto de alguna situación que justifique una reclamación. Cuanto antes presente la reclamación, más fácil será el proceso.
Siga estos pasos para que la excursión de servicio comunitario de su iglesia o escuela sea un evento seguro y exitoso, y para garantizar la protección de todos los que participan. Si desea más información sobre prácticas de seguridad, visite la página de Seguridad en la escuela de ARM o la página de Seguridad en la iglesia de ARM.
